Die Kraft der Zielsetzung: Eine Einführung in Objectives and Key Results (OKR)

Objectives and Key Results (OKR) ist eine leistungsstarke Methodik zur Zielsetzung. In den letzten Jahren hat sie in Unternehmen aller Größenordnungen zunehmend an Bedeutung gewonnen. OKR ermöglicht eine klare Ausrichtung der Teams auf gemeinsame Ziele und schafft eine transparente Struktur zur Messung des Fortschritts. In diesem Impuls schauen wir uns genauer an, was OKR ist, warum es so effektiv ist und wie es genutzt wird.

Was ist OKR

Objectives and Key Results (OKR) ist eine Managementmethode, die darauf abzielt, Unternehmen und Teams effektiver auf gemeinsame Ziele auszurichten. Sie ist auf einen Zeithorizont von 12 Monaten ausgerichtet und verbindet Vision, Mission und Strategie mit kurzfristigen und operativen Zielen. Im Zentrum des OKR stehen, wie der Name schon sagt, zwei Hauptkomponenten: Objectives und Key Results.

Objectives sind klare, inspirierende und herausfordernde Ziele, die einen klaren Fokus für das gesamte Team bieten. Diese Ziele sollen die Vision und Mission des Unternehmens widerspiegeln und die Energien der Mitarbeiter bündeln.

Key Results sind messbare Ergebnisse, die den Fortschritt im Hinblick auf die festgelegten Ziele quantifizieren. Sie dienen als Indikatoren dafür, ob die festgelegten Ziele erreicht wurden. Die Key Results müssen konkret, überprüfbar und ehrgeizig sein.

Warum verwendet man OKR?

OKR hilft, die Aufmerksamkeit der Teams auf die wichtigsten Ziele zu lenken. Durch die klare Definition von Zielen und Ergebnissen wird die Energie auf die wesentlichen Aufgaben fokussiert. Die Ergebnisse können konkret gemessen und gefeiert werden.

Die offene und transparente Kommunikation der Ziele ermöglicht es jedem Teammitglied, die Ausrichtung der Organisation zu verstehen und sich aktiv an der Zielerreichung zu beteiligen.

OKRs schaffen ein Verantwortungsgefühl auf allen Ebenen einer Organisation. Indem sie Teams und Einzelpersonen die Verantwortung für bestimmte Schlüsselergebnisse übertragen, schaffen sie eine Kultur, in der jeder seine Rolle bei der Erreichung der übergeordneten Ziele versteht. Diese Verantwortlichkeit fördert das Gefühl der Eigenverantwortung und des Verantwortungsbewusstseins und erhöht die Motivation und das Engagement in der gesamten Organisation.

OKR fördert ein flexibles und anpassungsfähiges Vorgehen. Wenn sich die Unternehmensziele ändern, können auch die OKRs angepasst werden, um sicherzustellen, dass alle Teams weiterhin auf dasselbe Endziel hinarbeiten. Der OKR-Rahmen fördert dabei eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Verbesserung. Regelmäßige Überprüfungen und Feedbackschleifen ermöglichen es Teams und Einzelpersonen, über ihre Fortschritte nachzudenken, Herausforderungen zu erkennen und ihre Strategien zu verbessern. Dieser iterative Ansatz steigert nicht nur die Leistung, sondern fördert auch eine Kultur der Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit.

Welchen Aufbau haben OKR Sets und was sollte man dabei beachten?

Eine Organisation oder ein Team sollte sich auf maximal 1-3 OKR Sets konzentrieren.

OKR Sets bestehen aus einem Objective und 2 bis 5 dazugehörigen Key Results. Weniger als 2 Key Results können dazu führen, dass die Erreichung eines Objectives nicht klar benannt werden kann. Mehr als 5 Key Results können dazu führen, dass der Fokus verloren geht.

Ein gutes Objective ist motivierend und kühn. Es sollte möglichst keine Zahlen enthalten und kommunikationsstark sein. So kann es begeistern und die Menschen „in Stimmung“ bringen. Gleichzeitig muss es so formuliert sein, dass jeder versteht, was damit gemeint ist. Daher kann es sinnvoll sein, bestimmte Begriffe oder Formulierungen ggf. noch einmal zu verdeutlichen.

Es gibt 3 Grundtypen von Key Results:

• Lead – Man kann jeden Tag sehen, wie weit man gekommen ist.
• Lag – Man kann am Ende der Zeit sehen, ob man das Ziel erreicht hat.
• Qualitative – hat eher Projektcharakter und wird qualitativ beschrieben

Ideale Key Results haben einen Ist- und einen Sollwert und sind nachverfolgbar.

Hinweis: Projektmanagement kann innerhalb eines Key Results verwendet werden, aber Key Results können nicht für Projektmanagement verwendet werden.

Key Results sind auch keine Aufgaben. Key Results sind Erfolgstreiber für Objectives und können in Tasks als Arbeitseinheiten für das Key Result unterteilt werden.

Für Key Results gilt außerdem das MECE Prinzip (Mutual Exclusive Collectively Exhaustive). Das bedeutet, dass es keine Lücken oder Überschneidungen bei den Key Results zu einem Objective gibt.

Wie und wann komme ich zu OKR Sets?

Im sogenannten OKR-Zyklus werden zu Beginn die OKR-Sets abgestimmt und formuliert. Dabei kommen Teile der OKR Sets häufig top down als strategische Ziele von der Geschäftsführung. Bottom up werden entsprechende OKR Sets von der Teamebene definiert.

Als Durchschnitt hat sich ein OKR Zyklus von einem Quartal herauskristallisiert. Bei Unternehmen mit einem sich schnell verändernden Marktumfeld können die OKR Zyklen auch kürzer sein, sollten aber einen Monat nicht unterschreiten. Bei einem sehr stabilen, sich nicht verändernden Marktumfeld kann der Zyklus auch bis zu einem halben Jahr betragen. Als Unternehmen muss man hier entscheiden, in welchem Marktumfeld man sich bewegt und kann den Zyklus auch dynamisch anpassen.

Für jedes OKR Set wird eine verantwortliche Person benannt. Jedes Key Result hat eine für die Umsetzung verantwortliche Person. Diese Personen liefern auch den Überblick über den Fortschritt pro OKR Set und Key Result im Weekly Check-In. Das Hauptziel des Check-Ins ist es, zu erkennen, ob die Key Results noch realistisch erreichbar sind und ob ein Objective in Gefahr ist. Er bietet die Möglichkeit, gemeinsam den genauen Fokus für die nächste Woche festzulegen

Die Frage nach dem Warum!

Beim erstellen der OKR Sets kann die Frage nach dem Warum helfen, um auf verschiedenen Wegen zu einer vollständigen Formulierung von OKR Sets zu kommen. Je nach Ebene in der Organisation und je nach Team kann man so auf die Flughöhe im Alltag eingehen. Es hilft, wenn man erst ein Brainstorming macht und die Gedanken danach versucht in Objectives, Key Results und Tasks zu kategorisieren und danach nach den folgenden Anleitungen vorzugehen.

Mit dem Task starten

Wenn man konkrete Aufgaben im Kopf hat, kann man damit anfangen. Man fragt sich immer wieder, warum man diese Aufgaben bearbeiten will, was man damit erreichen will. Aus diesen Gedanken heraus kann man Key Results formulieren. Aus unterschiedlich vielen Tasks entstehen dann mehrere Key Results. Diese können durch weitere Aufgaben, die einem auf dem Weg einfallen, ergänzt werden. Auf diese Weise kommt man dem Ziel, das man verfolgt, näher und kann ein Objective formulieren.

Mit dem Key Result starten

Hat man konkrete Key Results vor Augen, die messbar erreicht werden sollen, beginnt man auch hier mit der Frage, warum man sie erreichen will. Auf welches Ziel arbeiten wir mit den Ergebnissen hin? Was verbindet die Ergebnisse? Hat man ein Objective gefunden, kann man rückwärts fragen, wie man den Erfolg messen will, also welche Ergebnisse man braucht. Daraus können sich weitere Key Results zum Objective ergeben. Ganz zum Schluss kann man die Key Results mit konkreten Todos versehen, um gemeinsam zu verstehen, wie eine Umsetzung aussehen könnte, in der die Key Results und damit das Objective erreicht werden.

Mit dem Objective starten

Wenn man ein Objective benennen kann, weil man es z.B. direkt aus der Strategie ableiten kann, beginnt man mit dieser Formulierung. Dann fragt man sich, welche Ergebnisse man erreichen muss, um das Objective zu erreichen, also wie man den Erfolg messen kann. Am Ende steht wieder der Schritt, die Todos zu erstellen.

Beispiele für OKR Sets

Die folgenden Beispiele zu OKR Sets aus der Produktentwicklung und dem Marketing sollen verdeutlichen, wie eine Formulierung von Objectives zusammen mit Key Results aussehen kann.

Beispiel 1

Objektiv 1: Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit der Produktplattform

Key Result 1: Steigerung der Kundenzufriedenheit auf der Plattform um 15% bis zum Ende des Quartals durch Umfragen und Nutzerbewertungen.

Key Result 2: Reduzierung der durchschnittlichen Ladezeit der wichtigsten Seiten um 20% bis zum Ende des Quartals durch Leistungsverbesserungen.

Key Result 3: Implementierung von mindestens drei nutzerfreundlichen Funktionserweiterungen auf Basis von Kundenfeedback bis Ende des Quartals.

Objektiv 2: Einführung einer neuen Produktfunktion

Key Result 1: Entwicklung und Bereitstellung einer neuen Schlüsselfunktion bis zum Ende des Quartals, die von mindestens 30 % der Benutzer aktiv genutzt wird.

Key Result 2: Durchführung von Benutzer-Feedback-Sitzungen zur Validierung der neuen Funktion und Integration von mindestens zwei Kunden-Feedbacks in die Produktverbesserung.

Key Result 3: Erreichen einer Produktionsstabilität der neuen Funktion von 95 % bis zum Ende des Quartals durch umfassende Tests und Fehlerbehebung.

Beispiel 2

Objektiv 1: Steigerung der Markenbekanntheit

Key Result 1: Steigerung der organischen Reichweite auf Social-Media-Plattformen um 20% bis zum Ende des Quartals durch gezielte Content-Strategien.

Key Result 2: Durchführung von zwei Kooperationen mit Influencern, um die Markenbekanntheit zu steigern und mindestens 50.000 neue Follower zu gewinnen.

Key Result 3: Erstellung und Veröffentlichung von zwei branchenführenden Blogbeiträgen, um die Suchmaschinenpräsenz und Autorität zu stärken.

Objektiv 2: Optimierung des Marketingbudgets

Key Result 1: Senkung der Kosten pro Konversion um 10% bis zum Quartalsende durch effizientere Verteilung der Ausgaben und Optimierung der Werbekampagnen.

Key Result 2: Implementierung eines neuen Analysesystems zur detaillierten Erfolgsmessung der Marketingkanäle und Anpassung der Strategie auf Basis der Ergebnisse.

Key Result 3: Durchführung einer Kosten-Nutzen-Analyse für alle Marketingaktivitäten und Identifizierung von mindestens zwei Maßnahmen zur Kosteneinsparung bei gleichbleibender Leistung.

Fazit

Objectives and Key Results (OKR) ist nicht nur eine Zielvereinbarungsmethode, sondern kann einen Kulturwandel anstoßen, der Unternehmen dabei unterstützt, fokussiert, transparent und agil zu arbeiten. Durch die klare Definition von Zielen und die kontinuierliche Anpassung an veränderte Bedingungen schafft OKR ein dynamisches Umfeld, in dem Erfolg messbar und erreichbar wird.

Das OKR Institute bietet einen OKR Foundation Kurs an, der einen etwas detaillierteren Überblick und viel Material für den Einstieg in die OKR Welt bietet.